Переход на электронные трудовые книжки

Трудовая книжка в электронном формате не предполагает наличие бумажного носителя и реализуется только в компьютерном виде. Посмотреть данные, содержащиеся в документе, можно через личный кабинет на официальном сайте ПФ РФ или на портале государственных услуг. Также можно скачать соответствующее приложение на телефон. Если владельцу книжки необходимо получить какие-либо сведения, он может взять соответствующую выписку. Такая система очень удобна, как для сотрудников, так и для работодателей. Переход на электронные трудовые книжки будет осуществляться с 1 января 2020 года.

Законодательство об оформлении трудовых книжек в электронном виде

Особенности перехода на компьютерные формы рабочих документов закреплены следующими нормативными правовыми актами:

• федеральным законом № 439, изданным 16 декабря 2019, закрепляющим внесение изменений в ТК РФ и определяющим возможность фиксации информации о рабочей деятельности сотрудника в электронной форме;
• федеральным законом № 48, регулирующим порядок внесения коррективов в закон 1996 года № 27, касающийся индивидуального учета в системе пенсионного обязательного страхования. Согласно этому нововведению, работодатели обязаны подавать в Пенсионный Фонд сведения о работе сотрудников;
• законопроект № 748758-7, касающийся нововведений в КоАП РФ о привлечении работодателей к ответственности за нарушение времени предоставления данных (несвоевременное предоставление).

Преимущества документов о трудовой деятельности в электронном виде

Преимуществами электронных трудовых книжек являются следующие факты:

• сотрудники быстро и удобно могут получить доступ к информации обо всех записях, касающихся его работы и передвижений по должности или по предприятиям;
• уменьшается риск внесения некорректных, ошибочных или неверных данных о местах и периодах работы;
• появляется возможность устроиться в компанию дистанционно;
• снижаются издержки организации на покупку, содержание и хранение документов о трудовой деятельности в бумажном виде;
• появляется возможность оформлять пенсии по сведениям, указанным в лицевых счетах, без предоставления дополнительного подтверждения данных на бумажных носителях;
• сведения, содержащиеся в электронном документе, можно использовать для получения различных госуслуг;
• сведения о трудовом стаже могут использоваться для обработки и анализа государственными органами или работодателями;
• увеличивается степень защиты сведений, содержащихся в документе о трудовой деятельности.

Процесс перехода на книжки о трудовой деятельности в электронной форме

Процесс перехода на электронный формат трудовых книжек, который будет начат с января 2020 года, осуществляется в добровольном порядке. Если граждане трудоустраиваются в 2021 году, им сразу оформляются электронные варианты документов без бумажных аналогов.

Если работники выразили желание перейти на компьютерный вариант бумаг, им на руки выдается трудовая книжка. В нем сотрудники отдела кадров делают соответствующую пометку.

Если сотрудник решил сохранить оба варианта оформления документов, все записи будут дублироваться в бумажном и компьютерном виде.

Если работники не будут подавать соответствующие заявления, их работа будет фиксироваться только в бумажной книжке о трудовой деятельности. Поданная информация будет храниться в сетевых ресурсах Пенсионного Фонда.

Работник вправе у других работодателей также вести бумажный вариант трудовой книжки. Если гражданин не смог до конца 2020 года подать заявление работодателю по уважительным причинам, он вправе это сделать позже. В эту группу сотрудников входят следующие лица:

• работники, находившиеся в этот период на больничном, в отпуске или отстраненные от работы по причинам, указанным нормами трудового законодательства;
• работники, у которых есть трудовой стаж, но на момент окончания 2020 года они не были нигде трудоустроены, в связи с чем не подали ни первое, ни второе заявление.

Перечень данных, указываемых в электронном варианте трудовой книжки

В электронном документе указываются следующие сведения о сотруднике:

1. Личные данные.
2. День трудоустройства, день перевода внутри предприятия на иную должность, день увольнения.
3. Место трудоустройства.
4. Вид операции (заключение трудового договора, увольнение, сокращение, перевод).
5. Профессия, должность, квалификация, специальность, подразделение организации.
6. Вид выполняемой работы.
7. Основание проводимой операции (номер, дата и тип документа (приказа, распоряжения)).
8. Причины расторжения трудовых отношений.

Обязанности работодателей, связанные с ведением электронных документов о трудовой деятельности

Работник, который подал заявление об оформлении трудовой книжки только в компьютерном варианте, должен забрать у работодателя бумажный эквивалент документа.

Вместе с тем организация снимает с себя ответственность за ведение и целостность документа. Если книжка о трудовой деятельности выдается сотруднику на руки, в ней делается соответствующая отметка.

Лицам, которые трудоустраиваются впервые с 2021 года, вправе претендовать на оформление только электронного документа о трудовой деятельности. Работодатель не обязан заводить бумажную версию книжки, даже если сотрудник напишет соответствующее заявление.

Если сотрудник обнаружил в содержании электронного документа ошибки (неполные или неверные сведения), он вправе написать заявление с указанием выявленных ошибок.

Работодатель обязан незамедлительно после получения заявления внести необходимые коррективы и предоставить новую информацию для хранения в Пенсионный Фонд.

По запросу сотрудника, работодатель должен предоставить данные о деятельности работника на предприятии за указанный период. Способ предоставления сведений указывается самим работником (в бумажном варианте или на электронном носителе).

Если ответ дается в электронной форме, документ должен быть подписан электронной квалифицированной усиленной подписью. Срок дачи ответа составляет три рабочих дня с момента получения сотрудниками отдела кадров заявления.

Если сведения требуются увольняющемуся сотруднику, работодатель обязан ее предоставить в день увольнения.

Работник вправе составить заявление в письменном виде или направить его по электронной почте организации. Порядок направления запроса определяется локальными актами предприятия.

Ответственность организации-работодателя

По нормам трудового и административного законодательства, работодатель несет ответственность за следующие виды правонарушений:

• за задержку документа о трудовой деятельности по своей вине, а также за несвоевременное предоставление данных о трудовом стаже и местах работы при расторжении трудового договора с сотрудником;
• за внесение некорректной информации о деятельности сотрудника, а также неверной с точки зрения закона формулировки о причинах расторжения трудовых правоотношений с работником;
• за непредставление в установленные законом сроки сведений из трудовой книжки сотрудника или представление некорректных данных в Пенсионный Фонд.

Если нарушения со стороны работодателя привели к тому, что сотрудник не может трудоустроиться в другое место, в судебном порядке с организации взыскивается сумма средней заработной платы за период вынужденного прогула.

Оформление трудовой книжки в электронном варианте значительно облегчает жизнь, как работодателю, так и сотруднику. Вся необходимая информация сохраняется на информационном сервере, и может использоваться в любой момент. Работнику нет необходимости нести бумажные копии документов в различные инстанции.

Материал подготовил

Владимир Смирнов

Эксперт. Юрист.

Задать вопрос