+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Внутрення опись личного дела

Внутренняя опись документов личного дела образец заполнения – СИЗ, нормы, инструкции

Внутрення опись личного дела

На предприятиях и в учреждениях (независимо от сферы деятельности и организационной формы), как правило, ведутся личные дела работников, содержащие основные документы, связанные с трудовой деятельностью. При этом оформляются их внутренние описи.

Ниже речь пойдет о том, когда необходимы описи документов личных дел и как правильно их составлять. Кроме того, чтобы максимально упростить заполнение описей, мы подготовили бланк и образец, которые можно скачать.

Когда необходима опись личного дела?

Личное дело – это пакет документов, касающихся определенного работника. Для их систематизации, быстрого определения содержания дела, удобного поиска необходимой бумаги и по ряду других причин составляется опись. В некоторых источниках можно встретить название «регистр». Он представляет собой перечень бумаг, которые содержатся в определенном деле.

Документы, касающиеся сотрудников компаний и учреждений, хранятся в их личных делах, на каждое из которых оформляется опись

В отечественном законодательстве отсутствует требование вести личные дела персонала для всех работодателей.

Исключение составляют учреждения муниципального и федерального подчинения, в которых такая система хранения документов обязательна.

Однако в большинстве компаний самых разнообразных форм хозяйствования и сфер деятельности предпочитают оформлять на работников личные дела и описывать содержащиеся в них документы. Причин для этого несколько:

  • Поиск необходимых документов значительно упрощается и ускоряется благодаря наличию внутренней описи.
  • Ведение регистра помогает контролировать наполненность личного дела всеми необходимыми бумагами.
  • Легче собирать статистическую информацию о кадрах.

Важно: обязательность оформления описей на предприятии закрепляется в его локальных актах, например в учетной политике.

Порядок проведения описи личного дела работника

За оформление описей документов личных дел обычно отвечают специалисты кадровой службы. При этом они придерживаются некоторых правил и проверенных практикой приемов:

  • Перечень содержащихся в деле бумаг располагается в самом его начале.
  • Опись может составляться вручную или печататься.
  • Для организаций, работающих в некоторых сферах (например, для государственных учреждений) предусмотрены унифицированные формы описей. В других компаниях могут разрабатываться собственные, исходя из особенностей структуры и специфики деятельности.
  • Регистр составляется преимущественно в виде таблицы, в которой описывается содержание личного дела. В ней необходимо предусмотреть достаточное количество граф для внесения всех документов.
  • Бумаги в деле размещаются и описываются в хронологическом порядке. Это позволяет проследить всю трудовую деятельность работника от приема в компанию до увольнения.
  • При поступлении новых бумаг или их извлечении из дела в описи делаются соответствующие отметки.
  • Опись размещается на нескольких страницах, нумерация которых осуществляется отдельно от документов дела.

  Что такое код ОКПО — расшифровка

Табличная часть внутренней описи личного дела работника, как правило, содержит следующую информацию о содержащихся в нем бумагах:

  • Порядковый номер.
  • Регистрационный номер.
  • Дата оформления.
  • Название документа.
  • Номера тех страниц дела, на которых он размещен.
  • Примечание. Эта графа используется для различных отметок, например об извлечении документа из личного дела.

Кроме таблицы с перечнем бумаг, опись содержит определенные реквизиты:

  • Название. Как правило, используется формулировка «опись личного дела». Указываются фамилия, имя и отчество работника, а также его должность. В больших компаниях упоминается структурное подразделение.
  • Информация о лице, составившем опись. Кадровик, который оформляет регистр, указывает свою должность, фамилию, имя и отчество, а также проставляет подпись.
  • Общее количество документов дела (цифрами и прописью).
  • Количество страниц описи.
  • Дата составления. Указывается после завершения наполнения дела.

Внутренняя опись документов личного дела — бланк

  • Скачать бланк внутренней описи документов личного дела .docx

Внутренняя опись личного дела — образец заполнения

  • Скачать образец заполнения внутренней описи личного дела .doc

Кроме внутренних описей личных дел работников, кадровые службы обязаны оформлять большое количество других документов. Как специалистам, работающим в этой области, так и другим заинтересованным лицам будет полезна информация о том:

Советуем также ознакомиться с материалами по поводу того, как составить:

  • резюме для устройства на работу;
  • анкету на трудоустройство.

Подводим итоги

Внутренняя опись документов личного дела представляет собой список с основной информацией о них. В нем указывается название каждой бумаги, регистрационные данные и место расположения в деле. Оформляют описи специалисты кадровой службы.

Чтобы составление перечней документов максимально упростить и не упустить при этом каких-либо реквизитов, стоит воспользоваться бланком описи и образцом его заполнения.  Как заполнять анкету для приёма на работу?

Источник: https://uvolsya.ru/raznoe/opis-dokumentov-v-lichnom-dele-rabotnika/

Внутренняя опись документов личного дела: скачать образец

Чтобы зафиксировать все бумаги, подшитые в деле, заполняется внутренняя опись документов дела. Этот бланк нужен для грамотного учета и архивирования. Заполняется форма в соответствии с рекомендациями Росархива. Их соблюдение обязательно для муниципальных учреждений, частным компаниям также советуется их придерживаться. В конце статьи можно скачать образец внутренней описи.

Что такое опись и как она оформляется

Внутренняя опись представляет собой перечень с указанием основных реквизитов бланков, входящих в папку, или личное дело работника. Эта форма используется кадровым отделом организации.

Как выглядит образец заполнения документа? Вначале прописывают заголовок. Далее вносят информацию о работнике, информация о котором будет храниться в личном деле. Также указывают название предприятия, с которым заключен трудовой договор.

Непосредственно в самой таблице отражены следующие сведения:

  1. Порядковый номер документа.
  2. Регистрационный индекс.
  3. Дата составления.
  4. Заголовок.
  5. Номера листов дела.
  6. Дополнительные отметки (например, состояние документа, в случае изъятия или возврата – причины, прочие примечания).

Под сводкой вписывают число отдельных наименований в деле. К примеру, если вся папка состоит из одного многостраничного документа, в строке «Итого» так и будет указано: 1 документ. Внизу бланка ставится подпись заполнившего сотрудника, обязательно с расшифровкой.

Правила оформления описи

Количество листов внутренней описи документов личного дела строго не регламентировано и зависит от объема. Для небольшой папки может быть достаточно одностраничной формы. Если же опись включает несколько листов, их следует пронумеровать.

В основном форма готовится в одном экземпляре и вкладывается в дело.

Важно! Если сотрудник просит предоставить ему копию внутренней описи документов, отказать ему работодатель не вправе.

Перечислим еще несколько рекомендаций по оформлению бланка:

  • отсутствие ошибок и исправлений;
  • внесение только достоверной и точной информации;
  • хранение вместе с личным делом (можно либо прикрепить к обратной стороне первой обложки, либо просто вложить в папку).

Для бланка можно использовать как простой лист формата А4, так и фирменный бланк организации. Допускается его заполнение от руки. Однако в большинстве случаев удобнее воспользоваться компьютером.

Где взять бланк для заполнения

Единого образца внутренней описи документов дела, обязательного для применения во всех организациях, не существует. Если сотрудников немного, в некоторых фирмах бланк формируется для каждого нового дела. Однако при большом количестве работников такой вариант вряд ли подойдет. Предпочтительно создать фирменный образец и утвердить его в учетной политике компании.

Напомним, какие сведения должны содержаться в бланке:

  • название организации;
  • данные сотрудника, на которого оформлено личное дело: его ФИО и должность;
  • список вложенных бумаг, выполненный в виде таблицы;
  • количество отдельных наименований, включенных в личное дело.

Стоит отметить, что перечень бумаг в личном деле постоянно меняется. Какие-то документы добавляются в папку, другие изымаются. Все подобные корректировки следует своевременно отражать в описи и указывать день, когда эти изменения произошли. При изъятии документа также вносятся причины и лица, затребовавшие его на руки.

В основном, в опись личного дела работника включают трудовые книжки, договора, сертификаты о полученном образовании или пройденных курсах.

Туда же вкладывают заявление с просьбой принять на работу, личную карточку, автобиографию и характеристики.

Также стоит вносить туда копии приказов в отношении работника, поощрения, информацию о научных достижениях, должностную инструкцию и сведения, затрагивающие вопросы охраны труда и безопасности.

Источник: http://rossiz.ru/vnutrennyaya-opis-dokumentov-lichnogo-dela-obrazets-zapolneniya/

Опись в личное дело

Внутрення опись личного дела

Опись личного дела считается простым в составлении документом, формируемым наиболее часто непосредственно при трудоустройстве гражданина. С ее помощью фиксируется вся документация, передаваемая гражданином будущему директору.

В будущем в опись вносятся другие документы, которые подшиваются к личному делу. Указывается процесс изъятия и возврата тех или иных бумаг. Обязательно в компании назначается сотрудник, который наделяется обязанностью по хранению данной документации.

Он отвечает за хранение и заполнение личных дел специалистов. Поэтому обычно назначенное ответственное лицо серьезно подходит к своим обязанностям.

Судебная практика содержит несколько примеров разбирательств, когда работники обращались в суд на компании, потерявшие те или иные важные документы.

Является ли обязательной

По закону компании могут не составлять опись разных документов, содержащихся в личном деле каждого сотрудника предприятия. Но имеются некоторые дела, для которых делать опись нужно в обязательном порядке.

К ним относится:

  • папки передаются в архив для долгосрочного хранения, поэтому срок их хранения превышает 10 лет;
  • личные дела обладают стандартным заголовком «личное дело», поэтому отсутствует возможность понять, какая имеется документация.

Что входит в личное дело сотрудника и зачем оно заводится? Ответы в видео:

Если в этих случаях руководитель предприятия все равно не назначает ответственное лицо для составления описи, то он может привлекаться к ответственности.

Кто занимается составлением документа

Занимается процедурой составления описи назначенный в компании специалист, который наделяется нужными полномочиями путем издания соответствующего приказа руководителем предприятия.

Выбранный работник должен обладать опытом работы в этой сфере, поэтому обычно выбирается сотрудник кадровой службы. Иногда ответственным лицом назначается секретарь.

Если процедура составления описи выполняется в маленькой компании, то нередко занимается процессом непосредственный руководитель фирмы. Для этого нужно обладать соответствующей квалификацией, чтобы грамотно составить документацию.

Правила оформления

Чтобы сделать опись личного дела сотрудника предприятия, ответственное лицо должно хорошо разбираться в основных правилах кадрового делопроизводства.

Поэтому учитываются следующие моменты:

  • делать опись можно от руки или на компьютере;
  • обычно для этих целей используется компьютер, так как с его помощью можно распечатать на принтере нужное число копий;
  • для заполнения документации можно пользоваться стандартным листом или фирменным бланком, принадлежащим компании;
  • для одного дела составляется одна опись, но если работник настаивает на получении копии, работодатель не может отказать в ее составлении;
  • в документации может иметься несколько листов, если в личном деле имеется множество различных документов;
  • если имеется множество страниц, то необходимо их правильно пронумеровать;
  • не допускается наличие разных ошибок, неточностей или исправлений;
  • работодатель должен следить за тем, чтобы в описи имелись только достоверные сведения, так как если будет вноситься ложная информация, то это может привести к привлечению виновника и директора фирмы к дисциплинарному взысканию.

Личное дело работника. Фото dedadi.ru

Хранить документацию можно разнообразными методами. Для этого может вкладываться опись в личное дело или документ приклеивается к титульному листу папки.

В законодательстве отсутствует какая-либо унифицированная форма описи, которая должна применяться всеми компаниями. Поэтому организации могут разрабатывать свою уникальную форму, причем данная информация вносится в учредительную документацию предприятия.

Используются фирмами следующие варианты:

  • при составлении каждой описи используется произвольная форма, но такой способ является удобным только в случае, если в компании трудится мало работников;
  • разрабатывается собственная уникальная форма, которая фиксируется в учредительной документации фирмы, после чего сотрудники пользуются ею при составлении описи.

Если в организации работает много сотрудников, то целесообразно пользоваться вторым вариантом. При наличии тщательно разработанной формы не возникнет сложностей с составлением очередной описи.

Какие включаются сведения

При формировании описи непременно включаются в этот документ некоторые обязательные реквизиты. Без этой информации документация не обладает какой-либо ценностью.

К этим обязательным сведениям относится:

  • название компании;
  • сведения о работнике, являющиеся его ФИО, занимаемой в фирме должностью, датой поступления на работу и другими данными;
  • перечень документации, включенной в личное дело специалиста;
  • указывается количество копий каждой бумаги.

Бланк описи личного дела работника. Фото dedadi.ru

Описываются разные бумаги, к которым относится трудовая книжка сотрудника, документы, имеющие отношение к образованию гражданина, а также наградные листы или другая аналогичная документация.

Если в процессе трудоустройства работник повышает квалификацию, то в описи прописывается полученный им сертификат. Во время сотрудничества руководитель регулярно издает разные приказы относительно любого сотрудника, поэтому эти документы должны фиксироваться в описи.

Если требуется внести в документацию действительно много информации, то обычно составляется удобная таблица. Так как личное дело постоянно расширяется, в опись приходится вносить новые сведения.

Как заключить ученический договор с работником? Подробнее .

Указываются не только бумаги, вкладываемые в это дело, но и документация, изымаемая из папки. Приводятся причины изъятия документов, а также дата их возвращения.

Как описывается документ

Чтобы грамотно описать любую документацию, учитываются следующие моменты:

  • заголовок содержит название описи, а также личные сведения о сотруднике;
  • приводится наименование компании, где трудится гражданин;
  • в таблицу включаются все документы, имеющиеся в личном деле;
  • в описание любой документации должны входить следующие сведения: номер документа, его индекс, дата формирования, дата подписания руководителем, наименование бумаги, число листов, а также примечания, с помощью которых можно понять, каково содержание данной документации;
  • если документ по разным причинам изымался из личного дела, то приводится информация о дате и причине изъятия.

Как формируются личные дела работников? Смотрите видео:

Под таблицей ответственное лицо компании обязано указать точное количество разных документов, содержащихся в личном деле работника предприятия.

В конце ставится подпись назначенного специалиста, который должен заниматься не только составлением, но и грамотным хранением данной документации. Указывается его должность, а также требуется расшифровка подписи.

Что делать с документом после увольнения гражданина

Как только работник уходит из компании по разным причинам, прекращается ведение его личного дела. Запрещается выдавать эту документацию гражданину на руки, поэтому она отправляется в архив.

Нужно ли брать справку 2-НДФЛ при увольнении с работы? Читайте .

Если в описи остались какие-либо незаполненные пункты, то они перечеркиваются, так как не допускается, чтобы в нее включались какие-либо недостоверные или ненужные сведения.

Личное дело должно заводиться на каждого работника в компании. Оно содержит основные документы, полученные от сотрудника и оформляемые в процессе его работы в фирме.

Если в нем содержится много документации, то непременно делается опись. Она должна содержать только актуальную и достоверную информацию. После увольнения работника она отправляется в архив для грамотного хранения.

Опись – это список документации, которая собрана в общее дело, либо перечень дел, которые объединены общим признаком (опись дел с ведомостями, опись дел по личному составу и т.д.). Этот вид описи обычно оформляется при отправке дел на хранение в архивы.

Что такое личное дело сотрудника

Личное дело – это совокупность всей документации, касающейся определенного человека. Как правило, эти бумаги скрепляются в отдельное дело, либо собираются в папке.

Перечень бумаг, которые в него входят, не регламентирован (за исключением государственных учреждений), поэтому компания вправе самостоятельно его определять и устанавливать.

Также список документов, зависит от специфики работы либо категории сотрудника.

Личное дело состоит из следующих бумаг, оригиналов либо копий:

  • копии основных документов (паспорт, ИНН, СНИЛС, диплом и т.д.);
  • документы, с помощью которых оформляется прием на должность (заявление о приеме, копии приказов по личному составу, трудовой договор и т.д.);
  • документы, образующиеся в ходе трудовой деятельности (приказы о наказании, поощрении, повышение квалификации и т.д.);
  • прочие бумаги (медкомиссии, удостоверения, дающие право на льготы и т.д.)
  • документы, которыми оформляется расторжение трудовых отношений (заявление, копия приказа, служебное расследование и т.д.).

Важно! Трудовую книжку нельзя держать вместе с прочими бумагами личного дела, так как правила и место ее хранения определено на законодательном уровне.

Опись документов в личном деле работника: бланк

Поскольку законодательные акты не обязывают работодателей вести такой документ, как опись в личное дело, бланк может быть разработан ими самостоятельно. Либо можно использовать бланк, который находится в Приложении 10 к Правилам работы архивов.

В нее записывается следующая информация:

  • Номер по порядку;
  • Индекс документа, его можно взять в номенклатуре дел. Данный реквизит не обязателен для бумаг обычных организаций, поэтому в самостоятельно разработанном образце данная колонка может отсутствовать;
  • Дата документа, указывают ту дату, когда он попал в личное дело;
  • Название документа;
  • Номера листов. Здесь указывается, какой лист занимает та или иная бумага в деле. Например, копия диплома — лист 1, копия паспорта — листы 2-4, копия приказа о расторжении договора — лист 5 и т.д.
  • Примечание. В этой колонке ставятся пометки об особенностях документа (срок медкомиссии истекает в 2018 году) или о его передвижениях (личная карточка Т-2 изъята для проверки).
  • В конце указывается общее количество бумаг (по их наименованиям) и сколько листов находится в деле.

Законченная опись заверяется подписью составившего его сотрудника, в отдельных случаях, также проставляется гриф утверждения руководства.

Опись документов личного дела образец

Скачать бланк, одобренный решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, можно ниже.

Основные требования закона

Источник: https://owenural.ru/opis-v-lichnoe-delo/

Внутренняя опись документов личного дела — скачать бланк и образец заполнения

Внутрення опись личного дела

На предприятиях и в учреждениях (независимо от сферы деятельности и организационной формы), как правило, ведутся личные дела работников, содержащие основные документы, связанные с трудовой деятельностью. При этом оформляются их внутренние описи.

Ниже речь пойдет о том, когда необходимы описи документов личных дел и как правильно их составлять. Кроме того, чтобы максимально упростить заполнение описей, мы подготовили бланк и образец, которые можно скачать.

Внутренняя опись личного дела сотрудника

Внутрення опись личного дела

На предприятиях и в учреждениях (независимо от сферы деятельности и организационной формы), как правило, ведутся личные дела работников, содержащие основные документы, связанные с трудовой деятельностью. При этом оформляются их внутренние описи.

Ниже речь пойдет о том, когда необходимы описи документов личных дел и как правильно их составлять. Кроме того, чтобы максимально упростить заполнение описей, мы подготовили бланк и образец, которые можно скачать.

➤ Внутренняя опись документов личного дела бланк скачать

Узнайте, как правильно составить опись документов в личном деле работника. Скачайте образец описи и список обязательных документов.

Что скачивают ваши коллеги:

Когда составлять опись документов в личном деле работника образец

В делопроизводстве термином «дело» обозначают пакет документов, объединенных общей тематикой и помещенных в одну папку. Кадровая служба, в обязанности которой входит хранение документов, связанных с трудовой деятельностью сотрудников, подшивает и хранит их в личных делах.

Для каждого сотрудника выделяют отдельную папку – «Личное дело». На лицевую сторону папки подклеивают обложку. На ней указывают регистрационные данные папки по номенклатуре дел, наименование подразделения, в котором числится сотрудник, его фамилия, имя и отчество. 

Обложка личного дела сотрудника (образец)

Смотреть образец

Какие организации обязаны вести личные дела

Вести личные дела сотрудников обязательно в отношении военнослужащих, работников государственной и муниципальной службы. Федеральное законодательство устанавливает документы, которые должны быть подшиты в личные дела перечисленных категорий работников, например:

  • анкета при поступлении на работу;
  • конкурсная документация;
  • копии военного билета, паспорта и трудовой книжки и пр.

В коммерческой организации обязанность кадровой службы ведения личных дел сотрудников и порядок их оформления устанавливают локальным нормативным актом.

В перечень документов, которые должны хранится в личном деле, может войти несколько десятков наименований. Для облегчения их систематизации и поиска составляют внутреннюю опись личного дела. 

Внутренняя опись документов личного дела содержится в каждой папке. Составьте ее сразу, как только в личное дело будут подшиты первые документы, представленные сотрудником при трудоустройстве.

Приклейте ее к внутренней стороне обложки или вшейте первым листом. Записи в опись вносите по мере формирования дела, сразу после того, как в него будут подшиваться другие документы.

По мере обновления состава дела к описи составляется новая итоговая и заверительная надпись. 

Важно! Копии документов, хранящихся в личных делах, заверять не обязательно. Законом такие требования не установлены. Используйте полезную памятку от журнала «Кадровое дело».

Сохранить памятку

Какие документы нужно внести в опись личного дела сотрудника

В личное дело подшивайте только ту документацию, которая непосредственно относится к трудовым взаимоотношениям и деятельности работника. Документы, которые включают в опись личного дела работника, смотрите в таблице:

Представляемые работодателю при трудоустройствеКопии и оригиналы документов (ст. 65 ТК РФ и другие законодательные акты)
Подтверждающие факт наличия трудовых отношений
  • Заявление и копия приказа о приеме на работу;
  • трудовой договор;
  • согласие на обработку персональных данных;
  • анкета и автобиография;
  • характеристики;
  • рекомендательные письма;
  • отзывы должностных лиц о работнике;
  • личный листок по учету кадров и дополнения к нему
Сопровождающие трудовую деятельность работника
  • справки из медицинских учреждений, подтверждающие факт прохождения обязательных медосмотров;
  • дополнительные соглашения к трудовым договорам;
  • приказы о переводах и перемещениях;
  • заявления и объяснительные записки работника;
  • докладные записки;
  • аттестационные листы и пр.

Источник: https://sudar-buh.com/vnutrennyaya-opis-lichnogo-dela-sotrudnika/

Образец заполнения внутренней описи документов личного дела

Внутрення опись личного дела

Чтобы зафиксировать все бумаги, подшитые в деле, заполняется внутренняя опись документов дела. Этот бланк нужен для грамотного учета и архивирования. Заполняется форма в соответствии с рекомендациями Росархива. Их соблюдение обязательно для муниципальных учреждений, частным компаниям также советуется их придерживаться. В конце статьи можно скачать образец внутренней описи.

Кто ответственен за ведение личного дела

Основное требование к сотруднику, который будет заниматься составлением внутренней описи, — владение информацией о порядке ее заполнения. В зависимости от масштабов предприятия, эти обязанности могут поручаться:

  • кадровому специалисту;
  • руководителю организации;
  • секретарю.

Чаще всего на крупных предприятиях составление внутренней описи поручается кадровикам. Ведение дел обязательство кадрового отдела, поэтому и дополнение к нему поручается им.

Стоит заметить, что на этих работников возложена ответственность за хранение бумаг, обозначенных в описи. В судебной практике встречаются случаи обращений в суд в связи с утерей предоставленных в кадровую службу документов.

К каким делам требуется прилагать опись

На самом деле от кадрового отдела не требуется составлять опись ко всем делам. Этот документ по содержанию напоминает оглавление книги. Его составляют:

  • к личным делам;
  • к делам, которые требуют полного оформления: со сроком хранения более 10 лет либо к тем, которые находятся в архиве бессрочно.

В трудовой практике имеет место увольнение работника. В такой ситуации выдача ему на руки личного дела не допускается. Папка передается на хранение в архив. Если в описи остались пустые строки, они перечеркиваются. С увольнением ведение личного дела прекращается, а значит, вносить пометки во внутреннюю опись не имеет смысла.

Таким образом, внутренняя опись это бланк, представляющий собой перечень наименований и реквизитов документов, содержащихся в личном деле. В зависимости от объема папки он может быть одностраничным или включать несколько листов. В бланк вносят название документа, его регистрационный и порядковый номер, номера страниц дела и прочие отметки.

После увольнения работника опись вместе с личным делом передается в архив. Далее можно скачать образец документа по ссылке.

Источник: https://blanki.mwmoskva.ru/kadrovye-dokumenty/vnutrennyaya-opis-dokumentov-lichnogo-dela-skachat-obrazec-skachat-besplatno.html

Внутренняя опись документов личного дела работника: образец

Внутрення опись личного дела

Опись – это список документации, которая собрана в общее дело, либо перечень дел, которые объединены общим признаком (опись дел с ведомостями, опись дел по личному составу и т.д.). Этот вид описи обычно оформляется при отправке дел на хранение в архивы.

Обязательна ли внутренняя опись личного дела

В законодательных актах и нормах нет упоминания об обязанности вести описи документов, входящих в личные дела.

Она упоминается лишь в Правилах работы архивов организаций. В этой части (оформление документов) они обязательны для исполнения лишь для государственных организаций, для всех остальных работодателей это только рекомендации.

Поэтому предприятия самостоятельно решают, вести ли им описи документов. Это закрепляется в учетной политике или другом локально-нормативном акте.

Ведение описи для каждого личного позволяет контролировать состав документации, находящейся в них, и защищать ее от несанкционированного изъятия. Опись можно начинать формировать при заполнении личного дела, либо составить ее непосредственно перед отправкой бумаг в архив.

Внутренняя опись личного дела и опись личных дел сотрудников: отличия

Помимо описи документации, содержащейся в личном деле в делопроизводстве можно встретить также понятие – опись личных дел.

Если первый вид содержит перечень бумаг, которые находятся внутри одного личного дела, то вторая является списком самих дел.

Например, может быть опись личных дел работников экономического отдела или опись личных дел, сданных на архивное хранение в 2017 году.

Список бумаг личного дела находится непосредственно в самом деле. Перечень личных дел подшивают отдельно, ее хранят у сотрудника, который отвечает за эти дела, либо они поступили к нему на хранение.

Опись дел по личному составу: образец заполнения

Как и опись документов в личном деле работника, образец описи для личных дел присутствует в Правилах работы архивов (Приложение 3) (скачать утвержденный образец можно ниже). Либо можно составить этот документ самостоятельно.

Он будет содержать следующие реквизиты:

  • название организации, которая сдает документы в архив;
  • гриф утверждения руководителя;
  • номер по порядку;
  • индекс дела;
  • наименование дела;
  • даты документа. Проставляется дата, когда дело было заведено и дата его окончания;
  • количество листов в каждом из дел. Например, личное дело Никитенкова А.Н. – 25 листов; личное дело Александровой В.В. – 31 лист;
  • примечание. Сюда вносят особенности дела. Например, отсутствует 5 лист, задвоена нумерация листов и т.д.;
  • в конце указывают количество дел, внесенных в опись, первый и последний номера, перечисленные в документе. Также вносят сведения об отсутствующих листах и нарушенной нумерации.

Источник: https://spmag.ru/articles/vnutrennyaya-opis-dokumentov-lichnogo-dela-rabotnika-obrazec

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.